Казалось бы, оценить эффективность навыков тайм-менеджмента очень просто: если вы успеваете выполнить все дела в указанный срок или способны в критической ситуации ускориться и сделать задания как можно быстрее, то всё в порядке. Но иногда проблемы с распределением времени не так очевидны — например, если вы всё успеваете, но из раза в раз чувствуете, что действуете на пределе возможностей. Разбираемся, как это понять — и что с этим делать.
Вы не можете оценить, сколько времени займёт ваше действие
Если вы замечаете, что стабильно опаздываете на пять-десять минут (на работу, на встречу с друзьями и куда только не), возможно, проблема в том, что вы не до конца представляете, сколько времени у вас занимают разные задачи. Такое бывает — вы вроде бы уверены, что дело несложное, и только в самом конце понимаете, что вам бы пригодились дополнительные десять минут.
Хорошая новость в том, что с этим можно справиться: если замечаете за собой склонность планировать всё впритык, просто закладывайте на каждое дело в два раза больше времени — или хотя бы те самые пятнадцать дополнительных минут. Этот приём многие используют и при планировании рабочего дня: помните, что в стройный список задач всегда может вклиниться непредвиденный форс-мажор.
У вас нет чёткого плана на день
Список дел на день — один из самых простых и эффективных инструментов тайм-менеджмента: благодаря ему вы легко поймёте, сколько времени у вас уходит на задачи и где система даёт сбой. Всё это, конечно, не значит, что вы обязательно должны рассчитывать день вплоть до минуты — но хотя бы примерно понимать список вопросов и продумать, чем и в какой последовательности вы будете заниматься, всегда полезно.
Многим в работе и вне её мешает ощущение, что проблем слишком много и непонятно, за какую из них браться в первую очередь. Ежедневник или план дел решат эту задачу и добавят в день конкретики: список пунктов пугает куда меньше, чем хаос в голове.
Вы боитесь делегировать дела
«Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам» — популярная, но не самая продуктивная идея: всегда есть риск набрать такое количество дел, что вы с ними попросту не справитесь. Если вы привыкли следить за процессом от начала до конца и не готовы отпустить контроль, но это начинает мешать продуктивности, подумайте, не пора ли делегировать часть задач кому-то ещё.
И если отпустить рабочие вопросы вы пока не готовы, то уборку вполне можно доверить кому-то другому, а вместо готовки после напряжённого дня — заказать еду на дом. Освободившееся время можно потратить на отдых — чтобы на следующий день быть продуктивнее.
Вы не расставляете приоритеты
Чтобы оптимизировать время, мало понять, что вам нужно сделать за день — нужно ещё и оценить, что важно сделать прямо сейчас, а что может подождать. «Очень часто мы откладываем именно важные задачи, те, которые на нас давят — из-за умственных усилий, которые приходится прикладывать, чтобы на них сконцентрироваться», — говорит коуч Кимберли Медлок.
Проще ответить на десяток писем, хотя они и не требуют срочной реакции, чем заняться большим и важным отчётом, который нужно сдать поскорее — хотя продуктивнее уделить внимание именно второму. Если это ваш случай — попробуйте пересмотреть приоритеты: как бы ни было трудно браться за объёмную работу, вы наверняка будете благодарны себе, что сделали это.
Вы пытаетесь делать десять дел одновременно
Не все эксперты считают многозадачность такой уж хорошей идеей. И если с двумя механическими делами (например, одновременно слушать подкаст и гладить) справиться легко, то два действия, требующих неотрывного внимания (например, смотреть сериал и пытаться параллельно отвечать на электронную почту), совместить уже сложнее — скорее всего, вы просто будете быстро переключаться с одной задачи на другую.
Вопреки тому, что подсказывает логика, вы наверняка быстрее справитесь с делом, если будете уделять внимание только ему. Можно попробовать знаменитую «технику помидора»: заведите таймер на двадцать пять минут и ни на что в это время не отвлекайтесь — когда время выйдет, можно сделать пятиминутный перерыв.
Можно попробовать и менее строгие методы — например, выделять конкретное время под определённую задачу (дедлайн заставляет работать быстрее — главное не перенапрягитесь) или просто постараться минимизировать внешние раздражители. Начните с электронной почты: вместо того, чтобы бросаться проверять её раз в полчаса, выделите на это несколько минут два или три раза в день.
Вы не отдыхаете
После студенческих лет многих ждет тяжёлое открытие: не спать всю ночь напролёт, а затем как ни в чём не бывало идти по делам уже не получается. Вы и сами наверняка замечали, что в дни, когда вы не выспались или просто очень устали, вы отвлекаетесь гораздо чаще, а работа идёт намного медленнее, чем могла бы.
В таких случаях всегда есть риск попасть в опасную колею, когда вы понимаете, что за день получилось очень мало и до поздней ночи заканчиваете дела — чтобы на следующий день опять не выспаться и работать меньше, чем могли бы. Если ловите себя на этом, знайте, что лучший помощник продуктивности — хороший сон (не забывайте о его гигиене!).
Вы не знаете, как сказать «нет»
Слишком много задач просто невозможно выполнить хорошо: пытаясь успеть всё и сразу, на определённом этапе вам, возможно, придётся пожертвовать или качеством, или сроками. Вокруг вас всегда находятся те, кто просит об одолжении или услуге, вам кажется, что ничего страшного ещё в одном маленьком деле нет — пока не понимаете, что многочисленные просьбы мешают вашим собственным, гораздо более важным для вас делам.
Переоценить то, сколько задач вы способны взять на себя, так же легко, как и ошибиться со временем, которое на них нужно, — а всё это, в свою очередь, может привести к выгоранию. Именно поэтому так важно научиться вовремя говорить «нет»: лучше сразу отказаться делать что-то, чем завалить сроки, сделать всё плохо или просто вымотаться.
Вы пытаетесь переделать свой ритм
Самый частый совет, который можно услышать, когда речь заходит о продуктивности: «Просто встань пораньше и сделай побольше с утра» — именно так якобы поступают Анна Винтур, Тим Кук и Ричард Бренсон. Возможно, вдохновившись их примером, вы встаёте в пять утра, чтобы потренироваться, встретиться за завтраком с подругой и уже в девять оказаться за офисным столом — но вместо бодрости и готовности быстро покончить с делами ощущаете себя разбитым и уставшим.
К сожалению, универсального рецепта продуктивности не существует. Вполне возможно, что вам будет проще тренироваться и встречаться с друзьями не рано утром, а вечером после работы — а пик вашей продуктивности приходится не на девять утра, а на три часа дня, после обеденного перерыва. Вместо того, чтобы пытаться стать жаворонком, прислушайтесь к организму — так вы будете чувствовать себя гораздо лучше.